Hoy en día las empresas, desde una pyme, requieren de un soporte informático para optimizar sus procesos y con ello mejorar considerablemente en muchos aspectos y estar a la altura de sus competidores. Si tienes una empresa, seguramente te has preguntado quiénes son tus clientes y qué productos te compran, cuánto de stock tienes, quiénes te deben, quienes son tus proveedores y quiénes te brindan mejores condiciones, cuántos productos tienes, qué producto es el más vendido y que utilidad te brinda, etc.

Sin un sistema es imposible saber estas respuestas. Si conoces bien tu negocio o llevas tus cuentas en papel o una hoja de cálculo (Excel) probablemente obtengas una respuesta, pero luego de horas de trabajo y con un alto margen de error; por ello, es recomendable que, por más pequeño que sea tu negocio, debes contar con una herramienta que te permita organizar tu empresa y con ello, con los procesos automatizados, obtener las respuestas con un mínimo de margen de error y sin invertir mucho tiempo.

Pero… ¿Cómo elegir un sistema para mi empresa?

En primer lugar, identifica el problema principal que está existiendo en tu empresa y asegúrate que la solución (el sistema que vas a adquirir) satisfaga o ponga mayor énfasis en ese problema.

Una manera para identificar el origen del problema es el diagrama causa-efecto. Esto nos permite llegar a la raíz del problema y dar la solución desde allí. Veamos un ejemplo.

Supongamos que el problema es, “reclamos constantes de clientes”. Cada acción (causa) provoca una reacción (efecto). Entonces, teniendo claro el problema, nos preguntaremos ¿por qué existen constantes reclamos de clientes? La respuesta será “porque sus pedidos se entregan fuera del tiempo pactado”. Pero esta respuesta no nos lleva al origen del problema por lo que nuevamente habrá que preguntarse ¿por qué se están entregando pedidos fuera del tiempo pactado? Supongamos que la respuesta es “porque se realiza ventas de productos que no hay disponibilidad de stock” y vale nuevamente preguntarse ¿por qué se vende productos que no tienen stock disponible? Las respuestas probablemente sean “no hay inventario actualizado de los productos” o porque “el área de ventas y almacén no coordinan“. Estas respuestas podrían ser el origen del problema por lo que la solución deberá tener como prioridad mejorar el proceso de inventario, de modo que el stock esté siempre actualizado y también asegurarse que las áreas de ventas y almacén estén debidamente integradas. De esta manera el vendedor conocerá el stock de un producto en tiempo real y podrá ofrecer al cliente, fijar una fecha de entrega y por consiguiente hacer un despacho en el tiempo establecido.

Una vez que ya conoces las debilidades de tu empresa e identificados los procesos que se deben mejorar, el siguiente paso es buscar la solución.

Consideraciones a tener en cuenta al momento de elegir un sistema

En el mercado hay una infinidad de productos, pero debes tener en consideración estos puntos.

• Sencillez

Un sistema debe ser lo más sencillo posible y no debe requerir ser un experto en el manejo de la computadora para poderlo operar. Las interfaces deben ser limpias, la primera vez que interactúes con el sistema debes estar en la capacidad poder manipularlo sin necesidad de capacitación. Los textos de las ventanas/opciones deben ser identificadas de manera explícita y no mediante abreviaturas, los colores deben ser uniformes en todas las ventanas. De esta manera la curva de aprendizaje para sus empleados, y para el nuevo personal en caso de rotación, será mínima.

• Rápido

La rapidez de un sistema depende mucho del motor de Base de Datos que utiliza, por lo que se debe tener mucha consideración en este aspecto. Si el sistema lo necesita para cinco o más terminales y en cada uno realizan múltiples tareas (ventas, cotizaciones, compras, etc.) significa que existe una alta tasa de transacciones (operaciones); por tanto, el motor de Base de Datos debe tener esta capacidad. Los motores recomendados son Oracle, SQL Server, Sybase, MySQL, PostgreSQL. En este orden. Oracle es el más potente y el más caro. Es utilizado por las grandes corporaciones, entidades bancarias, transnacionales, etc. y requiere personal altamente capacitado, eso implica que deberá contar con un área de sistemas. Personalmente recomiendo SQL Server. Por tanto, la pregunta que le debe hacer a su proveedor es ¿qué motor de Base de Datos utiliza? Descarta de plano si la respuesta es BDF, Fox, son herramientas de hace 20 años y no trabajan en red.

• Actualizable

La tecnología está dando pasos agigantados, lo que tenemos hoy, en un año, puede quedar obsoleto; por ello, el sistema que vas a contratar deberá tener un plan de actualizaciones. Si no tiene ¡descártalo! Quizás tengas que pagar un costo anual por las actualizaciones, pero es mejor trabajar con una herramienta obsoleta.

• Configurable

Al implementar una solución se trata, en lo posible, de que el sistema se adapte a los procesos de la empresa. Generalmente se logra en un 90 %. En el 10% restante la empresa se adapta al sistema. En conclusión, el sistema debe adaptarse a su modelo de negocio. Trata en lo posible que el sistema haya sido creado tu país, esto contribuirá a que fue concebido con las normas tributarias y los conceptos con los cuales estás ya familiarizado.

• Fiable

Asegúrate que el sistema que vas a contratar esté funcionando en negocios parecidos al tuyo. Pide referencias a tu proveedor y constata tú mismo y, si está a tu alcance, haz una vista a una de las empresas, la mejor manera de conocerlo es verlo operando en tiempo real. Esto, definidamente, te hará tomar una decisión.

Por último, hoy en día, casi todos, tenemos un familiar o amigo de confianza que ha estudiado sistemas. Asesórate con él, involúcralo en las reuniones que tengas con tu proveedor de manera que haga una evaluación más técnica.